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关于有效开展水利工程档案管理的对策分析
发布时间:  作者:辛京伟,周守朋,冯玉红  来源:基建处  责任编辑:赵颜颜  浏览次数:

水利工程档案是水利工程在前期、实施、竣工验收等各阶段过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录[1],是水利建设工作者劳动和智慧的结晶。水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分,应将档案工作纳入工程建设管理中,明确职责,健全制度,统筹安排,不断提升档案管理水平,确保档案管理可以在水利工程建设中发挥有效作用。水利工程档案管理是一项纷繁复杂的综合性工作,在工程建设中,会涉及较多的信息,给档案管理工作带来更加复杂的问题,如何有效开展水利工程档案管理是目前亟待解决的问题。

一、水利工程档案管理的重要意义

水利工程档案为水利工程提供历史支撑。水利工程档案管理始终贯穿于整体工程建设的各个阶段,与建设进度及质量有着直接的关系。水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据,是工程质量管理的重要内容,是工程建设质量终身制的重要凭证,在一定程度上体现了工程建设成效;作为客观记录工程建设过程的档案资料,也是参建各方维护自身权益,进行事故分析、合同纠纷的重要依据;在《水利工程建设项目档案管理规定》(水办﹝2005﹞48号)中明确规定,只有在档案验收合格的情况下,才能进行竣工验收,否则,不可进行竣工验收。

水利工程档案为水利工程提供未来决策。水利工程档案是工程完工后对工程进行维护、检查、使用和管理的依据,对工程项目的监督和验证有着重大的作用,对于水利工程的运行管理承担着基础性的保障工作;[2]另外,水利工程建设并不是一次性项目,档案管理对后期工程扩建、改造、相关设计的开展有着紧密的联系,可为后续工作提供有效、真实可靠的资料,促进水利工程顺利发展。

二、水利工程档案管理存在的问题

1. 思想上不重视

在水利工程建设中,参建单位往往重工程建设、轻档案管理,重工程进度和质量、轻档案质量。具体表现在:档案工作与工程建设没有同步,导致后期档案管理混乱,存在收集不完善、缺失、丢失等问题;档案工作人员配备不到位,分工职责不明确,很多档案管理人员未受过专业培训,对档案管理的实际要求和规范不能全面掌握,缺乏主观能动性;档案信息化认识不够,严重阻碍信息化背景下水利工程档案管理有序开展。

2. 制度上不完善

由于档案管理制度不完善,应用中缺乏可操作性,导致档案资料的收集、整理、归档没有规范化,更没有建立起档案管理相关的领导责任制和岗位制,档案管理工作效率低;实践中对档案管理制度落实不到位,管理工作质量缺乏保障,档案资料利用效果不理想。

3. 执行上不规范

档案信息记录不及时,使档案不真实、不全面,文件材料的归档率、完整率有待提高;收集的文件种类不齐全,有的参建单位只注重纸质档案的收集,忽视了音像、实物档案的收集、整理,有的虽归档了一些照片、音像档案,但未配备必要的文字说明,归档文件的要素不齐全;[3]对工程中一般应形成哪些档案、何时形成、如何收集与整理等难以做到心中有数,既无法完成对应该归档文件材料的前端控制,也难以对项目档案进行科学分类,档案误编、漏编、混编等情况较多,整编质量满足不了当前档案高质量发展的要求。

三、有效开展水利工程档案管理的对策

1. 加强领导,强化管理思维

为有力推动工程整体质量的提升,参建单位各级领导应对档案管理予以高度重视,按照统一领导、分级管理的原则,对档案管理工作进行统一协调,落实档案管理人员;加大档案管理宣传力度,树立全体参建人员档案管理的意识。南四湖二级坝除险加固工程(以下简称“二级坝工程”)在开工伊始,建设单位就要求各参建单位把档案管理当成一项重要任务来抓,加强工作指导,明确档案工作职责,对工程前期阶段的档案资料按照相关规定及时进行收集整理,保障档案管理高效高质开展。

2. 建章立制,强化制度落实

全面做好整体工作的统筹,建立健全档案工作制度,完善档案管理工作机构,落实档案管理责任制,制定档案管理实施方案,达到规范档案资料的收集、整理及归档工作的目的。为保障二级坝工程档案管理工作“有法可依、有章可循”,建设单位根据《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)、《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2005〕480号)文件要求,结合二级坝工程建设实际,制定了《南四湖二级坝除险加固工程档案管理办法》、《南四湖二级坝除险加固工程档案整理整编细则》,编写了资料收集整理、保管和利用,工程档案分类相关方案,各参建单位在建设单位的指导下,健全制度、狠抓落实,为档案管理工作正常稳定运行提供可靠保障。

3. 抓好质量,强化过程管理

水利工程一般建设周期长,阶段性特征明显,涉及部门和单位众多,文件收集不及时是导致档案不完整的主要原因。坚持文件收集管理与工程建设同步是解决这一问题的有效措施,进行全过程的档案规范管理,可以极大地减少资料丢失现象,避免返工,提高档案收集效率。在开展二级坝工程建设过程中,参建单位各自对文件做好收集并及时归档。建设单位加强对档案资料完整性、规范性的检查,层层传导档案管理责任,树立工作重在平时的观念。在每次单位工程验收时,参建单位按照验收规范及档案管理要求做好资料整理与归档,确保档案内容完整、翔实,档案管理工作更加系统化、规范化。

4. 加大培训,强化人才培养

水利档案管理工作具有较强的政策性和专业技术性,不仅要掌握档案管理知识,还要了解水利工程建设专业知识,需要档案人员有较强的综合素质。同时,档案管理是一项复杂度很高的工作,常常会给管理人员带来很大压力和挑战,需要管理人员有崇高的敬业精神和强烈的责任意识。在二级坝工程建设过程中,建设单位组织参建各方集中学习《中华人民共和国档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》等法律法规,调动工作积极性,营造良好的工作氛围;邀请档案馆专家开展档案管理培训,对案卷目录、卷内目录、各参建单位主要归档内容、竣工图章样本等档案管理工作的重点内容进行了详细的阐述,并解答了档案管理人员在工作中遇到的困惑和难题,创造了宝贵的交流学习机会,为后续档案管理工作开展起到了良好的指导作用。

5. 转变方式,加强信息化建设

2021年1月1日正式实施的新档案法增加了“档案信息化”的章节,新档案法提出:应当加强档案信息化建设,提高档案信息化建设水平,并采取措施保障档案信息安全。新法填补了老档案法档案信息化方面的空白,明确了电子档案的法律效力。[4]水利工程参建单位要增强信息化建设的意识,在档案管理信息化建设经费上加大投入力度,同时做好纸质档案存储和电子档案存储工作。在二级坝工程建设中,研发了工程建设管理系统和运行维护管理系统,系统设置了工程概况、规章制度、质量管理、安全管理、合同管理、进度管理、党建工作等诸多模块,参建单位各自拥有录入信息权限,实现了将工程建设全过程以电子档案的形式予以呈现和保存;同时运行维护管理系统也为后续管理单位进行工程管理、维修养护、检查观测等资料记录提供了电子档案数据库,初步实现了档案管理信息化;另外,工程集成整合的视频监视系统,能够实时记录和保存工程监控录像和照片,为工程提供了真实可靠的影像资料,实现了档案管理方式的多样性。

四、结  语

水利工程建设事业不断发展,水利工程档案管理不仅是一项基础性工作,也是水利工程建设中不可或缺的重要一环。当今水利档案管理工作必须要紧随新时代的发展,加大档案管理工作力度,有效提高档案管理水平,持续加强档案管理优化升级,充分发挥水利工程档案的社会应用价值,更好地服务于我国水利工程建设事业的高质量发展。



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